Kunden erwarten heute Schnelligkeit und Flexibilität - gerade von öffentlichen Verwaltungen. Dank hochgradiger Workflowoptimierungen ermöglichen die neue Online-Terminvergabe und Dokumentenabholbox der Kommunalverwaltung Wachenheim ab sofort beides.

Für die Online-Terminvergabe wurde das System FrontDesk aus Dänemark eingeführt. Terminbuchungen sind nicht nur 24/7 möglich, sondern die Bearbeitung von Kundenanliegen kann nun häufig auch am gleichen Tag erfolgen. Um bestellte Ausweise und Dokumente ohne Termin unabhängig von den Öffnungszeiten abzuholen, wurde zusätzlich die Dokumentenabholbox der Firma Biometric Solutions beschafft. Durch agiles Projektmanagement konnte ich Verwaltung unterstützen, beide Systeme nach nur sechs Monaten in Betrieb zu nehmen.

Das intelligente Terminmanagement von FrontDesk reduziert die Wartezeiten im Bürgerservice heute auf Null! Die Abholung von Ausweisen und Dokumenten ist mit der Dokumentenausgabebox, die dem Prinzip einer DHL-Paketstation folgt, nun auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten möglich. FrontDesk und Dokumentenabholbox - ein richtiger Schritt zu mehr Kundenzufriedenheit im öffentlichen Sektor!

Pressemeldung - 03.04.2024

Mein derzeitiger Arbeitgeber hat ein Content Management System als Kernprodukt für die digitale Dateiverarbeitung eingeführt. Die Mitarbeiter hatten kaum Kenntnisse der CMS-Funktionalitäten und mussten im Rahmen der Einführung umfassend geschult werden.

Ich habe einen 20-teiligen Videokurs als Teil eines umfassenden Trainingkonzepts erstellt. Wichtige CMS-Funktionen werden in 5-15 minütigen Videosegmenten präsentiert, sodass die Mitarbeiter sich eigenständig mit den Funktionen vertraut machen können.

Das video-basierte Training konnte bisher über 10.000 € in jährlichen Kosten eingesparen, da das Unternehmen auf traditionelle Präsenschulungen verzichten kann. Zusätzlich haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, flexibel und in ihrem eigenen Tempo zu lernen (gegenüber einer ganztägigen Präsenzschulung).

Wie sieht der moderne Dienstleister von Morgen aus? Wir wissen, dass Kundenservice in weiten Teilen digital sein wird. Um digitalen Service auf hohem Niveau anbieten zu können, benötigen Unternehmen, die zukunftsfähig bleiben möchten, einen ganzheitlichen Plan.

Ich habe eine Digitalisierungsstrategie für einen Dienstleister der öffentlichen Verwaltung entwickelt, der mehr als 10.000 Kunden bedient. Das Strategiepapier beinhaltet eine Ist-Analyse und eine daraus abgeleitete Roadmap mit konkreten Handlungsschritten Der Fokus liegt auf den drei Säulen Hardware, Software und Prozesse, welche positive Effekte für die Mitarbeiter und die Servicequalität schaffen.

Die Verwaltungsführung trifft Entscheidungen im Themenfeld Digitalisierung jetzt strategisch. Über 75% der vorgeschlagenen Maßnahmen für den Zeitraum 2023-2025 wurden begonnen und teilweise bereits erfolgreich abgeschlossen. Ergebnisse sind u.a. die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zur digitalen Aktenführung sowie eine Onlineterminvergabe für Kundinnen und Kunden des Dienstleisters.

Ineffiziente Arbeitsabläufe sorgen nicht nur für schlechten Kundenservice. Sie sind auch ein Hauptgrund für die Unzufriedenheit der eigenen Mitarbeiter. Die Digitalisierung und Vereinfachung von Workflows ist ein Hauptbestandteil meiner Arbeit als Digital Change Manager.

Ich analysiere Arbeitsabläufe und entwickle gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitern Prozessoptimierungen. Durch gezieltes Coaching ermögliche ich einzelnen Mitarbeitern aber auch ganzen Abteilungen ihre Prozesse zu verschlanken. Hierbei nutze ich häufig SCRUM und agiles Projektmanagement als Tools.

Beispiel: Die Einführung und Optimierung einer Online-Terminvergabe hat im Jahr 2021 zu einer 50-prozentigen Reduzierung des Telefonaufkommens im Unternehmen geführt. Kundinnen und Kunden erhalten Termine heute schneller und effizienter, da zur Buchung kein persönlicher Kontakt zu einem Mitarbeiter während der Öffnungszeiten benötigt wird.

Ständige Mitarbeiterfluktuation, hohe Krankenstände, Mangel an konkreten Zielen und unklare interne Kommunikation - Das sind nur einige Herausforderungen, mit denen sich manche Organisationen konfrontiert sehen.

Arbeitgeber müssen ihr Unternehmen heutzutage ganzheitlich betrachten. Als Consultant evaluiere ich alle "beweglichen Teile" der Organisation und stelle der Führungsebene ein Gesamtbild zur Verfügung. Darauf aufbauend erarbeiten wir gemeinsam mit allen Akteuren konkrete Handlungsschritte - von der Workflowoptimierung bis zur maßgeschneiderten Mitarbeiterschulung - um Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten.

Erfolgreiches Veränderungsmanagement fokussiert sich zuerst auf die Menschen. Daher müssen Organisationen nicht nur den eigenen Managementstil hinterfragen sondern auch Prozesse nutzerfreundlich gestalten.

Mein derzeitiger Arbeitgeber hat im Jahr 2021 veraltete Hardware zur Betriebsführung genutzt. Häufige Ausfälle der Mitarbeiter-PCs hatten Unterbrechungen im täglichen Betrieb zur Folge, was widerum zu einer Überlastung meines Teams aus IT-Spezialisten geführt hat. Darüber hinaus war das Arbeiten im Homeoffice während der Corona-Pandemie weitgehend unmöglich.

Ich habe 50 Büroarbeitsplätze modernisiert und standardisiert – von der Ideenfindungsphase bis zur Bereitstellung der Hardware auf Schreibtischen. Diese Digital Workspaces folgen einer Clean-Desk Philosophie und bestehen aus einem Laptop, einem Dual-Monitor Setup, schnurlosen Eingabegeräten, Headset und einer hard-/softwarebasierten Telefonanlage.  

IT-Supportanfragen, ausgelöst durch fehlerhafte Geräte, konnten durch den Einsatz der DWs um 85 % reduziert werden. Mein IT-Team hat sich auf eine standardisierte Hardware-Landschaft spezialisiert und dadurch zeitliche Ressourcen für dringende Projektarbeit freigemacht. Die Belegschaft des Unternehmens kann heute fast vollständig mobil arbeiten.

Bevor ich meinen Fokus auf das organisationsweite Change Management verlagert habe, war ich vier Jahre als Doktorand und Wissenschaftler an einer australischen Universität tätig. Hier konnte ich meine analytischen Kompetenzen in einer universitären Arbeitsumgebung verfeinern.

Meine Forschungsarbeit hat sich mit chemischen Prozessen in Tiefsee-Erzen beschäftigt. Diese Rohstoffe werden u.a. Metalle für die grüne Energiewende liefern (z.B. Batterien für E-Autos, Windkraftanlagen).

Im Jahr 2019 wurde mir die Doktorwürde verliehen. Die Resulate meiner Arbeit sind in international hoch angesehenen Wissenschaftsjournalen (z.B. Chemical Geology und Environmental Science & Technology) publiziert.

Effektive Kommunikation und digitales Marketing erfordern eine klare Onlinepräsenz.

Ich habe mehrere Webseiten erstellt. Diese persönliche Seite wurde mit webflow erstellt. Zusätzlich verwalte ich zwei weitere Webseiten meiner Arbeitgeber, die durch proprietäre Software erstellt wurden.

Webdesign dient als Ventil für meine kreative Seite.